Sessions — l’agenda au cœur de la visio — OutilsNum

Je connais Sessions depuis leurs premières phases Beta. L’outil n’a cessé d’évoluer. Jusqu’à cette étape où je trouve intéressant de vous le partager sous forme d’un article.

Que peut-on encore inventer ?J’ai déjà écrit sur Zoom, Teams et différentes alternatives. Et après 2 ans de travail à distance forcé pour beaucoup, nous avons l’impression d’avoir fait le tour de la visio.

Nos applications de visio classiques font une chose bien : nous permettre de nous voir et de nous parler à distance. Et éventuellement de partager de partager documents et écrans pour plus d’interactions.

Dans sa proposition, Sessions remonte d’un cran. Qu’allons-nous dire et faire pendant ces visios ? Et si l’outil pouvait également nous aider à structurer ces interactions ?

Ce n’est pas la seule proposition sur le sujet. Mais il faut reconnaître que la mise en place est simple et efficace.

Que vous soyez sur Zoom, Teams ou Google Meet, l’outil de visio n’est là que pour soutenir un échange. A deux ou à plusieurs. Et cet échange est rythmé par un ordre du jour, idéalement diffusé en amont de la réunion. Et qui sert de fil conducteur aux différentes prises de parole.

De la même manière, la visio va être ponctuée d’une alternance de :

Et vous n’oublierez pas de conclure avec un compte-rendu, diffusé à l’ensemble des participants.

Avec les outils classiques, l’ordre du jour est le plus souvent dans un premier slide, ou dans l’invitation Outlook ou Google Calendar envoyée à tout le monde. Et dans le feu de l’action, il disparaît.

De la même manière, pour partager des slides ou un tableau blanc, vous devez d’abord sélectionner le partage d’écran, puis l’outil correspondant.

Parfois ça fonctionne sans accrocs.

Et dans tous les cas, vous devez avoir préparé en amont fichiers, vidéos, sondages, liens que vous souhaiterez projeter ou partager.

On va voir tout cela en détail

Pas d’ambiguïté, à l’ouverture de Sessions vous n’avez que 4 icônes à gauche de l’écran :

Sur ce dernier point d’ailleurs (la mémoire), la notion d’agenda en amont est très pertinente. En effet, vous allez retrouver pour chaque session passée l’agenda qui la concernait, avec le temps passé sur chaque étape.

Sessions propose une trentaine de modèles d’organisation de visio. Ainsi, chaque modèle contient des modules types, de différents formats, avec des sujets à aborder.

Concrètement voici la liste des modèles d’agenda actuellement proposés

Et dans le détail, voici par exemple ce que l’équipe de Sessions propose comme étapes pour un premier entretien individuel avec un collaborateur :

Par défaut, chaque élément de l’agenda est une simple interaction en visio (module “Conférence”). Vous pouvez ensuite choisir de transformer cette étape en vidéo, présentation, tableau blanc ou logiciel externe en fonction de la pertinence de chaque outil.

Vous pouvez bien sûr modifier le texte de présentation sous l’élément de l’agenda. Il s’affichera dans la colonne de gauche pendant la visio, sous le titre de l’élément. Et il peut vous servir de pense-bête pendant l’entretien !

Une fois l’ordre du jour établi, vous allez pouvoir déterminer quoi y mettre. C’est là que les applications entrent en jeux. Et vous permettent de préparer non seulement la structure, mais aussi les contenus en amont. Pour vous concentrer sur l’échange, le moment venu.

Chargez directement votre présentation Powerpoint, Keynote ou un fichier PDF. Et vous pourrez l’afficher dans Sessions sans passer par le classique Partage d’écran, souvent source de difficultés.

Comme pour le Slideshow, la Galerie fonctionne avec des séries d’images, que vous pourrez faire défiler pendant la visio.

Posez des questions en direct pendant la visio ! Vous pouvez préparer les questions à l’avance. Ou bien rédiger les questions à la volée, pendant la visio. Dans les deux cas, vous aurez accès à quatre types de questions : QCU (Questionnaire à Choix Unique), QCM (Questionnaire à Choix Multiples), menu déroulant, et zone de texte. Très utile pour prendre la température en milieu de réunion ou de formation. Et bien sûr très efficace pour ajouter de l’interaction dans vos échanges.

Une particularité : l’organisateur peut également voter.

En complément des Formulaires, vous pouvez lancer un sondage à tout moment avec l’option Poll. En effet, celle-ci est disponible dans la partie droite de l’écran, avec le chat, les questions et les notes des participants. Dans le cas du sondage, seuls les formats QCU et QCM sont disponibles. Ce qui reste suffisant pour des interactions rapides.

Chargez vos vidéos dans l’espace fichiers de Sessions (5Go de disponibles) pour les lire directement à partir de l’interface. Vous pouvez aussi coller un lien Youtube ou Vimeo pour lire les vidéos stockées sur ces plateformes.

La lecture est synchronisée sur tous les postes. Et Sessions coupe les micros de tous les participants pour une expérience plus immersive.

Pour le tableau blanc, Sessions offre deux possibilités. Tout d’abord, une solution intégrée, rapide mais assez limitée. Et aussi l’intégration d’outils comme Miro, pour un accès à des composants plus riches.

Le tableau blanc intégré permet des dessins simples. Mais quand même en mode collaboratif

De simples notes de réunion ? Pas seulement. Vous pouvez choisir en amont d’y ajouter toutes les ressources partagées pendant la session. Ainsi, si vous avez prévu vidéos, PDF ou images, elles seront automatiquement ajoutées au compte-rendu. Et celui-ci est envoyé par email automatiquement à l’issu de la session.

Autre particularité : en tant qu’organisateur, vous pouvez ajouter des informations à la volée pendant la session. Ce qui fait que les notes envoyées sont le reflet exact de ce qui s’est passé.

En complément de ces notes fournies par l’organisateur, chaque participant a également accès à un espace pour ses notes personnelles. Celui-ci est accessible via les boutons à droite de l’interface. Là où se trouve déjà le chat et le sondage.

Sessions propose une belle interprétation des sous-groupes. Déjà, les sous-groupes sont partie intégrante de l’ordre du jour. Ce qui peut être très structurant pour une formation, où chaque activité trouve ainsi sa place. De ce fait, vous pouvez préparer les salles en amont, en leur donnant nom et description. Et ensuite décider pendant la session qui ira dans quelle salle.

Comme le centre de Sessions c’est l’agenda, la Pause a également été prévue dans la liste des outils. C’est logique. Et c’est bien d’y avoir pensé.

Vous ne trouvez pas votre bonheur avec tous les outils intégrés ? Et les applications tierces ne sont pas suffisantes ? Passez à l’iFrame ! Vous pourrez ainsi coller le code HTML en provenance de Genially, Typeform, ou tout autre site qui fournit le code d’intégration.

Et vous pouvez même tout simplement intégrer l’url d’un site web. Cela vous évitera de partager l’écran de votre navigateur. C’est aussi simple que cela !

Au-delà des solutions intégrées déjà riches, Sessions permet d’ajouter en natif les composants issus de différents services : Airtable, Mentimeter, Slido, AdobeXD, Google Docs, Miro, Figma, Twitch, Canva, Youtube, Vimeo.

Et sur le site, Notion, Evernote, et Draw.io sont mentionnés comme arrivant “bientôt”.

Là aussi, Sessions joue sa partition. En offrant une interface très proche entre organisateurs et participants.

Et qui donne aux deux groupes la même visibilité sur l’agenda et les éléments qui le composent.

Certes, Sessions envoie des emails automatiques. Mais pour l’instant ils ne sont pas en français. Toute l’interface est en anglais, y compris les modèles d’ordres du jour.

C’est bien pour se faire la main, ou si vous travaillez en environnement international. Mais si vous comptez utiliser Sessions avec des francophones, il manque encore une étape. L’équipe m’a assuré travailler sur l’ajout de nouvelles langues, dont le français. Il faudra donc être encore un peu patient.

L’équipe réfléchit à un modèle économique sur abonnement, avec sans doute un prix lié au stockage des différents éléments en ligne. Mais dans l’immédiat, vous pouvez tester gratuitement toutes les fonctionnalités.

Pour tester, c’est ici : https://sessions.us/